¿Alguna vez has sentido que el tiempo simplemente se escurre entre tus dedos? ¿Te has preguntado cómo algunas personas parecen tener el control total de su agenda, mientras logran grandes cosas? La respuesta podría estar en una herramienta que probablemente ya estés utilizando: Google Calendar.
Los beneficios de esta herramienta de Google tienen que ver con la posibilidad de tener concentradas todas tus actividades en una sola plataforma, incluir alguna de forma automática, como la reuniones en Google Meet, dar seguimiento a reservaciones, vuelos, recibir recordatorios de tareas, entre otras opciones.
En este artículo, exploraremos 8 consejos prácticos, para aprovechar al máximo esta potente herramienta de gestión del tiempo.
1. Programa actividades fácilmente, al compartir tu calendario
Una de las características más poderosas de Google Calendar es la capacidad de compartir tu agenda con otras personas. Ya sea que trabajes en un equipo, colabores con colegas o necesites coordinar eventos familiares, compartir tu calendario facilita la programación y elimina la necesidad de interminables correos electrónicos o llamadas telefónicas.
2. Activa las notificaciones para controlar tus horarios
No subestimes el poder de las notificaciones de Google Calendar. Configura recordatorios y alarmas para tus reuniones y tareas del día. Por ejemplo:
- Recordatorios de citas importantes, para evitar olvidos sobre tus eventos, citas médicas, incluso fechas especiales. Así evitarás olvidos y retrasos.
- Logra un control total de tus horarios, aunque no estés frente a tu computadora. Puedes recibir notificaciones en tu teléfono móvil o tu tableta.
- Actualizaciones en tiempo real, ya que si algún organizador de un evento cambia el horario o la sede, podrás estar al tanto de inmediato.
- Puedes personalizar las notificaciones, de acuerdo con tus preferencias y necesidades: correo electrónico o notificaciones push.
- Cumple los plazos establecidos, en la medida que los recordatorios te ayudarán a gestionar mejor tu tiempo, para cumplir sin atrasos.
Estas alertas te mantendrán al tanto de tus compromisos y te ayudarán a evitar olvidos o retrasos.
3. Busca la visualización que sea más cómoda para ti
Google Calendar ofrece varias opciones de visualización, como día, semana, mes y agenda. Tómate un momento para explorarlas y descubrir cuál se adapta mejor a tus necesidades y preferencias.
Al encontrar la visualización más cómoda para ti, podrás organizar tu tiempo de manera más efectiva y reducir la carga mental. Tener claridad sobre cada actividad te ayudará a concentrarte en una tarea a la vez y ser más eficiente.
De acuerdo con la doctora Sahar Yousef, especialista en Neurociencia Cognitiva, de la Universidad de California en Berkeley es más eficiente centrarse en una sola actividad a la vez con toda la atención y dedicarse a una segunda hasta haber concluido la primera, para evitar gastar tiempo y energía en cambiar de una tarea a otra tratando de hacer “multitasking”.
Para configurar la vista de Google Calendar, debes abrir la extensión en un ordenador, buscar en la esquina superior derecha la opción “Configuración”, y luego dar clic en “Opciones de visualización”, debes seleccionar la configuración: y los cambios se guardarán automáticamente.
4. Configura el acceso offline para actualizar tu agenda
Quizá te estés preguntando ¿Qué pasa si te encuentras en un lugar sin conexión a Internet? No te preocupes, Google Calendar te permite habilitar el acceso offline para que puedas acceder y realizar cambios en tu agenda, incluso cuando no estés conectado.
Esta función es especialmente útil cuando viajas o te encuentras en áreas con conectividad limitada. Asegúrate de habilitar esta opción en la configuración de la aplicación para aprovechar al máximo Google Calendar sin importar dónde te encuentres.
5. Habilita las combinaciones de teclas o atajos
Si deseas aumentar tu productividad y ahorrar tiempo al usar Google Calendar, no subestimes el poder de los atajos de teclado: con solo aprender algunas combinaciones de teclas, podrás realizar acciones rápidas o tener acceso a funciones importantes de manera eficiente.
Consulta la documentación oficial de Google Calendar para conocer los atajos disponibles y practica su uso para mejorar tu flujo de trabajo. Generalmente estas combinaciones ya están activadas, pero si no es así, debes ir al botón de configuración y dar clic en “Habilitar combinaciones de teclas”, seleccionar la opción: Sí y dar clic en “Guardar”.
Actualmente existen combinaciones para funciones como:
- Desplazarte por el calendario
- Cambiar tu vista del calendario
- Modificar un evento
- Ver las Tareas y Keep, para agregar notas, listas y fotografías.
6. Utilízalo en Chrome, el navegador de Google
Si eres usuario de Google Chrome, aprovecha al máximo Google Calendar utilizando la extensión oficial del navegador. Con esta extensión, podrás acceder rápidamente a tu calendario desde la barra de herramientas y recibir notificaciones instantáneas.
Además, la extensión te permite agregar eventos directamente desde tu navegador, sin tener que abrir una nueva pestaña. Esto es especialmente útil cuando estás explorando por la web y encuentras un evento, o una cita, que deseas anotar en tu agenda de inmediato.
7. Descarga la app en todos tus dispositivos
Para mantener tu productividad en movimiento, asegúrate de descargar la aplicación de Google Calendar en todos tus dispositivos, ya sea tu teléfono inteligente, tableta o computadora portátil, para seguir pendiente de los plazos en tus actividades.
Esto te permitirá acceder a tu agenda en cualquier momento y lugar, sincronizando automáticamente los cambios realizados en todos tus dispositivos. Nunca más te perderás un evento importante o una tarea urgente debido a la falta de acceso a tu calendario.
8. Recibe un e-mail con tu agenda diaria
¿Te gustaría recibir un resumen diario de tu agenda en tu bandeja de entrada? Google Calendar te permite configurar esta opción para que cada mañana recibas un correo electrónico con los eventos y tareas programados para ese día. ¡Tendrás un asistente personal electrónico!
Esta práctica herramienta te ayudará a planificar tu jornada y te mantendrá al tanto de tus compromisos. Aprovecha esta función para comenzar tus mañanas de manera organizada y aumentar tu enfoque y productividad a lo largo del día.
Conclusión
Google Calendar es una herramienta poderosa que puede transformar la forma en que gestionas tu tiempo y te ayuda a ser más productivo: respetar los tiempos destinados a cada actividad, avanzas con tus proyectos y cumples con los tiempos de entrega.
Aprovecha al máximo estas ocho recomendaciones y descubre cómo dominar tu tiempo de manera efectiva. Implementa estos consejos en tu rutina diaria y experimenta los beneficios de una gestión del tiempo eficiente y organizada. ¡El control de tu agenda está en tus manos!
