Descubre cómo esta metodología puede ayudar a aumentar la productividad de tu empresa…
La palabra Kanban es de origen japonés y quiere decir “tarjeta”. Hace alusión a un método de gestión de trabajo que utiliza tarjetas o post-its para simplificar las tareas y tener una mejor visualización de lo que ya se realizó, lo que está en proceso y lo que ya se terminó. Hoy en día, muchas empresas de todos los giros y tamaños utilizan este sistema para eficientar procesos y mejorar la productividad entre sus colaboradores.
Un poco de contexto
La metodología Kanban fue desarrollada por un ingeniero que laboraba en Toyota en 1940. Al ingeniero llamado Taiichi Ohno se le ocurrió una mejor manera de llevar control del sistema de producción en Toyota utilizando tarjetas en un tablero que indicaran la demanda del consumidor. Así, la empresa dejó de fabricar con base en la demanda anticipada y logró tener un nivel de inventario más adecuado sin afectar su competitividad en el mercado.
¿Qué es exactamente Kanban y cómo se ejecuta?
Se trata de un método de trabajo que, en pocas palabras, le facilita la vida a los trabajadores de una empresa, poniendo de manera visual las tareas a realizar y la disponibilidad de cada miembro del equipo.
Empezar a utilizar este método es muy sencillo. Basta con tener un tablero y post-its o papelitos adhesivos de diferentes colores. El modelo más básico consiste en tres columnas: asignado, en proceso y terminado. Naturalmente, en la primera columna se van pegando las tareas que van surgiendo. Estas se pueden acomodar por color según la persona asignada.
Después, en la segunda columna se colocan las tareas que ya se empezaron y se encuentran en proceso. Finalmente, en la última columna se pasan aquellas actividades que ya se realizaron. De esta manera, tanto colaboradores como gerentes tienen una visión del estatus de todas las tareas del equipo.
Dale tu toque
Si bien este tablero es el original, más básico y quizás más eficaz, esto no significa que cada negocio no le pueda dar su propio toque. Por ejemplo, si tu empresa es más tecnológica y tus colaboradores están acostumbrados a utilizar herramientas virtuales, adquiere un programa de Kanban para computadoras. Existen muchos en internet y son muy fáciles de usar.
También puedes optar por tener un tablero por equipo de trabajo, por cliente o por mes. No hay reglas cuando hablamos de Kanban.
Y cuando se trata de las columnas, estas son totalmente personalizables. Y es que en cada compañía existen diferentes procesos para cada actividad. Te damos un ejemplo de columnas que puedes adoptar: Asignado, En proceso, Escribiendo, Diseñando, En revisión, En espera de aprobación, Atorado, Enviado, Publicado, Terminado, Pagado, Aprobado. En fin, las opciones son infinitas.
Tips de pros
- Evita los cuellos de botella: motiva a tu equipo a que no sume tareas a la columna de Asignado sin antes mover tareas a la columna de Terminado. Y es que tener muchas tareas en la columna de En proceso puede causar cuellos de botella.
- Establece políticas: deja claro quiénes son los responsables de cada tarea, quiénes se encargan de mover las tarjetas y quiénes aprueban que los post-its se eliminen por completo del tablero.
- Pregunta cómo mejorar: busca la retroalimentación del equipo sobre el método Kanban y pregunta cómo pueden mejorarlo. Deja que ellos propongan colores, columnas, tableros, etc.
Empieza a utilizar esta metodología ágil en tu empresa y comprueba lo eficiente y divertido que se volverá el trabajo.
